Cada persona tiene un plazo diferente, pero el dolor de cumplir con el plazo es el mismo. A medida que los segundos se deslizan entre nuestros dedos como arena, el peso de los plazos inminentes puede sentirse tanto emocionante como paralizante. Cuando el plazo está a solo unos días o horas y no has comenzado nada, podrías sentirte así:
Alguien bromeó que "los plazos son el principal impulsor de la productividad". Y cuando nos encontramos siendo perseguidos por la "productividad", ¿cómo podemos maximizar nuestra eficiencia? Aquí hay algunas sugerencias a las que puedes referirte.
1. Cálmate y aclara tus objetivos y plazos específicos
A medida que las situaciones se vuelven más urgentes, se vuelve aún más importante mantener la calma. Una mente clara nos permite evaluar la situación con precisión, tomar decisiones informadas y responder de manera efectiva.
2. Prioriza tareas, descompón el proyecto y haz una lista de verificación
Dividir los proyectos más grandes en tareas más pequeñas y manejables facilita el seguimiento del progreso y reduce la abrumación. Luego haz una lista de tareas y ordena cuáles son los pasos principales y cuáles son más menores, para que no estemos desorientados. Marca una tarea una vez que la hayamos completado, lo que no solo nos permite hacer un seguimiento del progreso fácilmente sino que también aumenta nuestra motivación y reduce la ansiedad.
3. Prever posibles obstáculos
Basado en tus experiencias pasadas, predice el proceso de la tarea e identifica las dificultades y problemas potenciales que podrías encontrar, así como cómo planeas abordarlos. Este enfoque proactivo te permite asignar recursos sabiamente, ajustar cronogramas y preparar planes de contingencia.
4. Mantente flexible, añade tiempo de margen y bloquea tiempo en tu calendario
Si aún hay algo de tiempo antes del plazo, pero conociéndote, tiendes a procrastinar durante ese período, entonces olvida el plazo real, seleccionando un tiempo antes del plazo real como tu plazo objetivo. Y recuérdate constantemente que esta fecha anterior es la fecha límite. De esta manera, podrás completar la tarea con anticipación, dejándote más margen para lidiar con cualquier situación inesperada.
5. Busca ayuda
a) La comunicación es vital. Cuando encuentres problemas, puedes comunicarte con los miembros de tu equipo. Cada uno posee algo en lo que son expertos. Y si necesitas asistencia, no dudes en pedir ayuda. Esto puede ahorrarte tiempo, mejorar tu eficiencia y también ayudarte a ganar experiencia en esa área.
b) La IA también puede ser una opción viable. Si tus tareas con plazos implican crear presentaciones de PowerPoint, leer materiales, redactar artículos, investigar información, buscar consejos y hacer mapas mentales, entonces necesitas encontrar una herramienta que pueda abordar todos estos problemas a la vez, lo que te ahorrará mucho tiempo. Y SmallPPT es tu elección perfecta para esto.
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