Cada um tem um prazo diferente, mas a dor de cumprir o prazo é a mesma. À medida que os segundos escorregam entre nossos dedos como areia, o peso dos prazos iminentes pode parecer tanto emocionante quanto paralisante. Quando o prazo está a apenas alguns dias ou horas de distância e você ainda não começou nada, pode sentir-se assim:
Alguém brincou que "prazo é o principal motor de produtividade." E quando nos vemos sendo perseguidos pela "produtividade", como podemos maximizar nossa eficiência? Aqui estão algumas sugestões que você pode consultar.
1. Acalme-se e esclareça seus objetivos e prazos específicos
À medida que as situações se tornam mais urgentes, torna-se ainda mais importante manter a calma. Uma mente clara nos permite avaliar a situação com precisão, tomar decisões informadas e responder efetivamente.
2. Priorize tarefas, divida o projeto e faça uma lista de verificação
Dividir projetos maiores em tarefas menores e gerenciáveis facilita o acompanhamento do progresso e reduz a sobrecarga. Em seguida, faça uma lista de tarefas e classifique quais são os passos principais e quais são mais secundários, para que não fiquemos sem direção. Marque uma tarefa assim que a completarmos, o que não só nos permite acompanhar o progresso facilmente, mas também aumenta nossa motivação e reduz a ansiedade.
3. Preveja possíveis obstáculos
Com base em suas experiências passadas, preveja o processo da tarefa e identifique dificuldades e problemas potenciais que você possa encontrar, bem como como planeja abordá-los. Essa abordagem proativa permite que você aloque recursos sabiamente, ajuste cronogramas e prepare planos de contingência.
4. Mantenha-se flexível, adicione tempo de margem e bloqueie tempo em seu calendário
Se ainda há algum tempo antes do prazo, mas sabendo que você tende a procrastinar durante esse período, então esqueça o prazo real, selecionando um tempo antes do prazo real como seu prazo alvo. E lembre-se constantemente de que essa data anterior é o limite. Dessa forma, você poderá concluir a tarefa antes do tempo, deixando mais margem para lidar com quaisquer situações inesperadas.
5. Busque ajuda
a) A comunicação é vital. Quando você encontrar problemas, pode se comunicar com os membros de sua equipe. Cada um possui algo em que é proficiente. E se você precisar de assistência, não hesite em pedir ajuda. Isso pode economizar seu tempo, melhorar sua eficiência e também ajudá-lo a ganhar experiência nessa área.
b) A IA também pode ser uma opção viável. Se suas tarefas de prazo envolvem criar apresentações em PowerPoint, ler materiais, escrever artigos, pesquisar informações, buscar conselhos e fazer mapas mentais, então você precisa encontrar uma ferramenta que possa resolver todas essas questões de uma vez, o que economizará muito tempo. E o SmallPPT é a sua escolha perfeita para isso.
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